Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.

Chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời của HĐĐT giúp xác thực HĐĐT đó là của đơn vị điện lực phát hành.

Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức,cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.

Chứng thư điện tử sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, đảm bảo:

– Chống từ chối bởi người ký

– Đảm bảo tính toàn vẹn của HĐĐT trong quá trình lưu trữ, truyền nhận

Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử

Hiện nay, để tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm tình trạng quá tải tại các cơ quan nhà nước, giao dịch điện tử thông qua chữ ký số (token) dần trở nên phổ biến. 6 lợi ích của chữ ký số bao gồm:

1. Nộp thuế điện tử : Nếu như trước đây, doanh nghiệp phải nộp thuế trực tiếp tại Kho bạc Nhà nước, thì hiện nay, doanh nghiệp chỉ cần dùng chữ ký số chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng lên Kho bạc Nhà nước theo hình thức trực tuyến.

2. Kê khai bảo hiểm xã hội: Việc báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức lương cho nhân viên… lên bảo hiểm xã hội cũng trở nên nhanh chóng hơn.

3. Kê khai thủ tục hải quan: Đối với các công ty xuất nhập khẩu, cần thực hiện khá nhiều các thủ tục liên quan đến hải quan thì việc sử dụng chữ ký số là cách tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả.

4. Kê khai thuế qua mạng: Từ các thủ tục liên quan đến cơ quan thuế như nộp tờ khai môn bài, nộp báo cáo quý, BCTC… đến các hồ sơ nộp Sở KH&ĐT như thay đổi nội dung giấy phép kinh doanh đều có thể thực hiện qua mạng với chữ ký số.

5. Đăng ký kinh doanh: Nếu bạn đã có kinh nghiệm làm thủ tục thành lập thì việc nộp hồ sơ qua mạng với chữ ký số là cách tối ưu thời gian và chi phí.

6. Giao dịch ngân hàng trực tuyến: Đối với tất cả giao dịch ngân hàng trực tuyến với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp đều có thể sử dụng chữ ký số để thực hiện giao dịch một cách nhanh chóng mà không cần phải đến trực tiếp văn phòng/địa điểm giao dịch.

Bên cạnh những công dụng của chữ ký số, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều khi sử dụng chữ ký số như sau:

1. Đăng ký đầy đủ thông tin: Khi đăng ký mua chữ ký số, doanh nghiệp nên ghi chính xác và đầy đủ các thông tin như: số điện thoại liên hệ, địa chỉ email của công ty. Khi đó, tất cả hoạt động liên quan đến chữ ký số, doanh nghiệp sẽ được thông báo qua email, giúp tối ưu việc kiểm soát thông tin.

2. Bảo đảm việc sử dụng chữ ký số: Doanh nghiệp chỉ có thể sử dụng chữ ký số để thực hiện giao dịch với các tổ chức, cơ quan nhà nước. Chữ ký số không thể dùng để trích tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân. Vậy nên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm về mức độ bảo mật khi sử dụng chữ ký số.
Nếu bạn còn thắc mắc liên quan đến chữ ký số hay bất cứ dịch vụ nào khác của Hưng Thịnh, hãy liên hệ Hưng Thịnh ngay để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.

Theo Điều 3, thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011.

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi,
nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính
của
tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của
pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác gồm: tem,
vé,
thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế,
chứng
từ thu phí dịch vụ ngân hàng…,hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật
có
liên quan

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số
hóa
đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn
điện
tử.

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

– Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi
thông tin được tạo ra
ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

– Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những
thay đổi về hình thức
phát sinh rong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử

– Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh
khi cần thiết.
Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung sau:

+ Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu
mẫu, số thứ tự trên hóa đơn
thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài Chính.

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

+ Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.Đói với
hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị
gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

+ Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.Chữ ký điện tử theo quy
định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

+ Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng việt.Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải
trong ngoặc đơn( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng việt.Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ
số tự nhiên: 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số
hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy(,) sau chữ số hàng đơn vị.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, Khởi tạo
mẫu hóa đơn điện tử, Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu của thông tư 32/2011/TT-BTC để gửi cho cơ quan
thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tư của cơ quan thuế

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu bao gồm:

– Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo thông tư 32/2019/TT-BTC

– Tạo hóa đơn mẫu theo đúng định dạng gửi người mua, có chữ ký số

– Trước khi làm bộ hồ sơ, doanh nghiệp nên liên hệ cán bộ Thuế quản lý để biết xem Chi cục thuế quản lý nhận hồ sơ qua
hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp.

Lưu ý: Sau 2 ngày gửi thông báo, nếu không có phản hồi của Cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử
theo thông báo phát hành.Doanh nghiệp có thể tra cứu thông báo và mẫu hóa đơn đã nộp tại địa
chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên.Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và Cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất

Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email

Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Đối với khách hàng là khách hàng cá nhận, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không
cần
thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.

Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký
điện
tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng
được
với cơ quan thuế.

Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu
của
người bán hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần
phải ký số vào hóa đơn.

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, Hưng Thịnh hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử.Khách hàng có nhu cầu sử
dụng hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ Hotline:
0794 986 579 hoặc ĐĂNG KÝ qua mail: ktdv.hungthinh@gmail.com